Zamówienia publiczne

Zamawiający:

GMINA BOLESŁAWIEC

ul. Rynek1, 98-430 Bolesławiec woj. łódzkie

tel. 62 7836083 fax 627836024

e-mail: urzad@boleslawiec.net.pl

Zapytanie ofertowe

Zamawiający – Gmina Bolesławiec zaprasza do złożenia oferty w postępowaniu o wartości nieprzekraczającej kwoty 130.000 zł. na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy Prawo Zamówień Publicznych Dz.U.2023.1605 t.j

I. Opis przedmiotu zamówienia:

 Przedmiotem zamówienia jest  Prowadzenie bankowej obsługi rachunków budżetu Gminy Bolesławiec oraz jednostek organizacyjnych na okres czterech lat.

1. Przedmiotowe zamówienie obejmuje następujące jednostki organizacyjne Gminy Bolesławiec:

- Urząd Miasta i Gminy w Bolesławcu

- Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Bolesławcu

- Szkoła Podstawowa w Bolesławcu im. Korpusu Ochrony Pogranicza

- Publiczne Przedszkole Samorządowe w Bolesławcu

2. Zakres zamówienia obejmuje prowadzenie obsługi bankowej Gminy Bolesławiec

    2.1 Bieżące utrzymanie wszystkich rachunków, w tym:

       1) otwieranie i prowadzenie rachunków podstawowych i pomocniczych,

        2) realizacja poleceń przelewów na rachunki bankowe prowadzone w innych bankach,

        3)  realizacja poleceń przelewów na rachunki prowadzone przez placówkę banku obsługującego,               

        4) przyjmowanie wpłat gotówkowych z tytułu podatków i opłat na rachunki bankowe   Zamawiającego- bez pobierania prowizji,             

        5) wydawanie czeków,

        6) wypłaty z rachunku bankowego,

        7) przelewy złożone w ramach banku prowadzącego obsługę,

        8) na życzenie Zamawiającego możliwość nieoprocentowania środków na wskazanym rachunku bankowym,

        9) zapewnienie elektronicznego bezpłatnego systemu obsługi bankowej,

        10) dostarczenie oprogramowania elektronicznego systemu obsługi bankowej dla wszystkich podmiotów biorących udział w zamówieniu, a także zapewnienie nieodpłatnego przekazania i instalowania wersji aktualizujących oprogramowanie w okresie obowiązywania umowy,

        11) zapewnienie przeszkolenia wskazanych przez Zamawiającego pracowników w zakresie obsługi elektronicznego systemu obsługi bankowej (niezwłocznie po podpisaniu umowy) oraz bieżące udzielanie wsparcia telefonicznego,

       12) zapewnienie sporządzania i przekazania Zamawiającemu wyciągów bankowych drogą elektroniczną oraz– w wyjątkowych sytuacjach na życzenia Zamawiającego, w formie papierowej, generowanie dziennych wyciągów bankowych spełniających wymogi dowodu księgowego w rozumieniu ustawy o rachunkowości, które dostępne będą w następnym dniu roboczym po dniu, którego wyciąg będzie dotyczył,

       13) umieszczenie na wyciągach bankowych wszystkich informacji o płatnościach podanych przez kontrahentów w opisie płatności,

       14) zapewnienie obsługi systemu masowej płatności- w chwili obecnej gmina obsługuje w ilości 2 000 subkont (ponumerowanych od 1 do 2 000) przypisanych do odrębnych rachunków bankowych.

Zapewnienie wzorca rachunku ( tzw. maski) za pomocą, którego Zamawiający może tworzyć subkonta z puli ostatnich 12 cyfr.

Wzorzec rachunku:  KK XXXX XXXX XXXX  NNNN NNNN NNNN

KK – suma kontrolna

XXXX XXXX XXXX  - identyfikator banku

NNNN NNNN NNNN – subkonta do dyspozycji Zamawiającego

       15) wydawanie na życzenie Zamawiającego zaświadczenia o posiadanych rachunkach oraz opinii bankowych.

     16) uznanie i obciążanie rachunków bankowych w dniu dokonywania operacji,

     17) automatyczne lokowanie codziennego salda na rachunkach bankowych,

     18) usługa wyzerowania rachunków polegająca na przekazaniu w dniu 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na wskazanych przez zamawiającego rachunkach (niewykorzystane środki, naliczone odsetki bankowe) na rachunek organu gminy,

    19) sporządzenie na dzień 31 grudnia potwierdzeń sald do rachunków bankowych i lokat,

    20) zagwarantowania możliwości objęcia obsługą bankową nowych rachunków i innych czynności lub usług w ramach zawartej umowy.

   21) dyspozycje Gminy Bolesławiec będą przyjmowane przez bank poza kolejnością, tj. bez konieczności oczekiwania  przez pracownika Gminy w kolejce osób do stanowiska obsługi klienta,

   22) zapewnienie realizacji przez Wykonawcę  czynności i zleceń, nie uwzględnionych w zapytaniu ofertowym a wynikających z działalności statutowej Zamawiającego

2.2 Oprocentowania środków na rachunkach bankowych.

2.3 Wykonawca zobowiązany jest udzielić Zamawiającemu, w każdym roku obowiązywania umowy krótkoterminowego kredytu odnawialnego w rachunku bieżącym budżetu Gminy w wysokości wynikającej z uchwały budżetowej na dany rok budżetowy do kwoty maksymalnej 1.000.000,00zł. na następujących zasadach udzielania i funkcjonowania odnawialnego kredytu w rachunku bieżącym:

1) kredyt w rachunku bieżącym będzie uruchamiany po przekazaniu do banku stosownej uchwały budżetowej oraz podpisaniu umowy lub aneksu do umowy o kredyt w rachunku bieżącym,

2) Zamawiający przeznaczy środki kredytu w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu (zgod. z art. 89 ust. 1 pkt.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r o finansach publicznych Dz.U.2023.0.1270 t.j.)

3) oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym będzie opierało się o zmienną stopę procentową opartą na stawce WIBOR stałą w okresie obowiązywania umowy, marża podana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku,

  4) odsetki należne Wykonawcy od kredytu w rachunku bieżącym naliczane będą od kwoty faktycznie wykorzystanego kredytu. Każdy wpływ na rachunek bieżący będzie powodował zmniejszenie salda kredytu,

   5) do naliczania odsetek założono, że miesiąc ma rzeczywistą liczbę dni, a rok 365 dni,

   6) odsetkami od wykorzystanego kredytu w rachunku bieżącym będzie obciążony rachunek wskazany przez Zamawiającego z częstotliwością miesięczną w terminie uzgodnionym między Wykonawcą i Zamawiającym,

   7) niezależnie od codziennej spłaty odnawialnego kredytu w rachunku bieżącym wpływającymi na ten rachunek środkami dochodów budżetowych, Zamawiający dokona spłaty pozostałej kwoty kredytu nie później niż do 31 grudnia każdego roku lub do dnia upływu terminu wypowiedzenia,

2.4 Prowadzenie obsługi kasowej za pośrednictwem ekspozytury, agencji, filii, punktu obsługi w miejscowości Bolesławiec w dni robocze w godzinach pracy banku.

3. Budżet Gminy Bolesławiec na 2024 rok:

   1) dochody – 40.017.619,64zł

   2) wydatki – 43.570.287,71zł

   3)  przychody – 3.884.518,81zł

   4) rozchody – 331.850,74zł

4. Dane charakterystyczne dla rachunków bankowych:
   a) Średnie salda na rachunkach poszczególnych jednostek.

Średniomiesięczne saldo na podstawowym rachunku Szkoły Podstawowej w Bolesławcu – ok. 60 000,00

Średniomiesięczne saldo na podstawowym rachunku Publicznego Samorządowego Przedszkola w Bolesławcu- ok. 48 000,00

Średniomiesięczne saldo na podstawowym rachunku Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Bolesławcu – ok. 72 000,00

Średniomiesięczne saldo na  rachunku ORGAN Gminy Bolesławiec – ok. 950 000,00

Średniomiesięczne saldo na  rachunku podstawowym Urzędu Miasta i Gminy w Bolesławcu – ok. 300 000,00

b) Ilość wykonywanych przelewów krajowych poszczególnych jednostek w skali roku:

Urząd Miasta i Gminy w Bolesławcu- ok 5 000

Szkoła Podstawowa w Bolesławcu – ok. 1 000

Publiczne Samorządowe Przedszkole w Bolesławcu- ok. 500

Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Bolesławcu – ok. 3 000

c) Ilości oraz wolumen dokonywanych wpłat gotówkowych własnych w skali roku poszczególnych jednostek w skali roku.

Wpłaty gotówkowe własne

Urząd Miasta i Gminy w  Bolesławcu- ok. 50

Publiczne Samorządowe Przedszkole w Bolesławcu – brak

Szkoła Podstawowa w Bolesławcu – brak

Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Bolesławcu – brak

d) Ilości oraz wolumen dokonywanych wpłat gotówkowych obcych w skali roku poszczególnych jednostek w skali roku.

Gmina Bolesławiec –  brak

Szkoła Podstawowa w Bolesławcu – brak

Publiczne Samorządowe Przedszkole w Bolesławcu - brak

Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Bolesławcu - brak

e) Ilość transakcji występujących na rachunkach indywidualnych w skali roku poszczególnych jednostek w skali roku (MPT masowe przetwarzanie transakcji dla klientów indywidualnych).

Gmina Bolesławiec – ok. 10 000

Szkoła Podstawowa w Bolesławcu – brak

Publiczne Samorządowe Przedszkole w Bolesławcu - brak

Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Bolesławcu - brak

f) Ilość blankietów czekowych/ilość wpłat w skali roku.

Gmina Bolesławiec – ok. 15

Szkoła Podstawowa w Bolesławcu – ok. 5

Publiczne Samorządowe Przedszkole w Bolesławcu -ok. 2

Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Bolesławcu -ok. 35

g) Gmina Bolesławiec oraz jednostki podległe Gminie Bolesławiec nie wykonywały przelewów SORBNET w okresie trzech lat.

h) aktualna liczba prowadzonych bieżących rachunków bankowych

Urząd Miasta i  Gminy w Bolesławcu -  26

Szkoła Podstawowa w Bolesławcu -  4

Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Bolesławcu, -  9

Publiczne Samorządowe  Przedszkole  w Bolesławcu, - 4

Razem aktualna liczba prowadzonych bieżących rachunków -  43

5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

6. Termin realizacji zamówienia: od 01.07.2024r. do 30.06.2028r

7. Kryterium wyboru najkorzystniejszej ofert – cena 100% wg poniższych kryteriów:

Ad.1 - Oprocentowanie  wszystkich rachunków gminy i jej jednostek

Oferta o najwyższym oprocentowaniu otrzyma: 25pkt.

Oferty inne otrzymają ilość punktów obliczoną wg wzoru:

(wartość oferty badanej/wartość oferty o najwyższym oprocentowaniu) x 25pkt

Dla potrzeb porównania ofert ceny udzielania kredytu w rachunku bieżącym, oprocentowanie należy podać w oparciu o średni miesięczny WIBID 1M na dzień 24.05.2024r. +marża banku.

Ad.2 Opłata za bieżące prowadzenie rachunków budżetu Gminy Bolesławiec wraz z jednostkami organizacyjnymi

Oferta o najtańszej opłacie otrzyma 65pkt.

Oferty inne otrzymają ilość punktów obliczoną wg. wzoru:

(wartość oferty o najniższej opłacie/wartość oferty badanej) x 65pkt

Ad.3 - Oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym

Oferta o najniższym oprocentowaniu otrzyma: 10pkt.

Oferty inne otrzymają ilość punktów obliczoną wg wzoru:

(wartość oferty badanej/wartość oferty o najniższym oprocentowaniu) x 10pkt

Dla potrzeb porównania ofert ceny udzielania kredytu w rachunku bieżącym, oprocentowanie należy podać w oparciu o średni miesięczny WIBOR 1M na dzień 24.05.2024r. +marża banku, liczony za okres 90 dni.

8. Oferty przygotowane są na wyłączny koszt wykonawcy.

9. Złożenie oferty nie jest równoznaczne z dokonaniem zamówienia.

Sposób prowadzenia korespondencji w sprawie niniejszego zamówienia:

- pisemnie na adres: Urząd Miasta i  Gminy Bolesławiec, ul. Rynek 1, 98-430 Bolesławiec

- faxem: (62) 78 36 024

- e mailem: urzad@boleslawiec.net.pl

- osoba uprawniona do kontaktu:

Jarosław Jeziorowski – Skarbnik Gminy Bolesławiec tel. (62) 7836055,

e-mail skarbnik@boleslawiec.net.pl

Krzysztofa Kania-Zimoch – Inspektor d/s obsługi kasy i bankowości elektronicznej, współpracy z bankami, księgowości budżetowej i podatku Vat, tel. (62) 7836716,

e-mail kasa@boleslawiec.net.pl 

II. Forma złożenia oferty:

Ofertę pisemną w języku polskim (wypełniony formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do   zapytania   ofertowego), osobiście lub listownie  należy złożyć w terminie do 04.06.2024r. do godz. 12:00  w siedzibie zamawiającego  - Urząd Miasta i Gminy w Bolesławcu, ul. Rynek 1, 98-430 Bolesławiec w zamkniętej kopercie z  dopiskiem  „Prowadzenie bankowej obsługi rachunków budżetu Gminy Bolesławiec oraz jednostek organizacyjnych na okres czterech lat”. (decyduje data wpływu do tut. Urzędu). Koperta powinna posiadać oznaczenia nazwę i adres Wykonawcy oraz numer telefonu, aby można było ją odesłać w przypadku złożenia po wyznaczonym terminie.

Oferty złożone w inny sposób, niekompletne lub z wykorzystaniem innego wzoru formularza ofertowego oraz złożenie po terminie nie będą brane pod uwagę - oferta nieważna.

Klauzula informacyjna z art.13 RODO do zastosowania w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego:

Zgodnie z art.13 ust.1 i2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady (UE)2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str.1), dalej „RODO”, informuję, że:

• administratorem Pani/Pana ochrony danych osobowych jest Burmistrz Miasta i Gminy Bolesławiec – ul. Rynek 1, 98-430 Bolesławiec
• inspektorem ochrony danych osobowych w Urzędzie Miasta i Gminy w Bolesławcu jest Pani Patrycja Hanuszewicz, adres e-mail: odo@boleslawiec.net.pl, tel.: 532357486
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust.1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego „Prowadzenie bankowej obsługi rachunków budżetu Gminy Bolesławiec oraz jednostek organizacyjnych na okres czterech lat”, prowadzonym w trybie zapytania ofertowego,
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust.3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r – Prawo zamówień publicznych (Dz. U 1605 t.j.), dalej „ustawa Pzp”,
• Pani/Pana dane osobowych będą przetwarzane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy,
• Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp,
• W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO,
• posiada Pani/Pan:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych,

- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO,

• nie przysługuje Pani/Panu:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. B, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż    podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. C RODO.

Burmistrz Miasta i Gminy Bolesławiec

Jarosław Kubiś

Załączniki:

1.Formularz ofertowy.